Здесь представлены методы ведения учета, которыми пользуются на Западе все начинающие предприниматели для оценки результатов своей деятельности и для обоснования решений по повышению ее эффективности .
Изучив материал вы сможете оценить показатели вашего бизнеса и получить необходимую информацию для принятия управленческих решений.
Эти методики общеизвестны и с успехом применяются во всем мире. Разумеется, бухгалтерский учет существовал и при социализме, но, хотя некоторые его элементы аналогичны западной системе учета, между ними есть весьма существенные различия, поскольку предназначены они для разных целей. Западному бизнесмену необходимо прежде всего оценить прибыльность и жизнеспособность своего бизнеса, поэтому для него самыми важными являются два документа: расчет прибылей и убытков и расчет движения денежных средств. Из первого можно сделать вывод о рентабельности предприятия, а второй показывает наличие денежных средств на счете, т.е. достаточно ли финансовых ресурсов.
Этот второй аспект требует особого внимания, так как неправильная организация оборота денежных средств является одной из самых распространенных причин краха предприятий малого бизнеса на Западе. Даже очень рентабельное предприятие может обанкротиться, если вовремя не принять меры по намечающейся критической ситуации с денежными средствами.
" В рыночной системе финансовая информация жизненно необходима руководителям предприятий для принятия управленческих решений."
Для социалистической системы бухгалтерского учета самым важным документом является баланс, характеризующий финансовое состояние предприятия и представляющий собой детальный перечень объектов собственности организации. Это вполне понятно, так как в системе централизованного управления министерства больше беспокоило финансовое состояние предприятий, а не выполнение "плана по прибыли". Министра могли снять, если на "его" предприятии обнаруживали хищения, в то время как за невыполнение плана по прибыли ему в худшем случае грозил выговор.
Подготовка одной информации в разных формах широко практикуется бухгалтерскими службами на Западе, которые оформляют все отчетные документы в соответствии с установленными нормативными требованиями и ежегодно представляют их в финансовые органы. Эти же данные, но с большим акцентом на повседневную деятельность, передаются руководству предприятия. На предприятии, всецело зависящем от поступлений наличных средств, например, в магазине, такие данные должны представляться ежедневно, а на производстве эту информацию можно готовить раз в месяц или с другой периодичностью в зависимости от специфики предприятия.
Почему все это так важно для вашего малого предприятия?
После того, как ваше предприятие начнет финансово-хозяйственную деятельность, вам нужно будет знать, как обстоят дела с прибылью и можно ли рассчитывать на то, что плановые показатели будут достигнуты. А для этого необходимо вести соответствующий учет. Этим занимается бухгалтерия. Учетные данные заносятся в бухгалтерские книги. Надо также сопоставить фактические показатели со сметой прибылей и убытков и расчетом движения денежных средств по вашему бизнес-плану.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Если на вашем предприятий принята правильная система бухгалтерского учета, то вам не составит особого труда ответить на следующие вопросы:
Выполняете ли вы свои планы?
Возможны ли какие-то дополнительные проблемы, которые вы, упустили из виду ?
Какую прибыль вы получаете в настоящий момент?
Отличается ли прибыль прошлого месяца от плановой, и если да, то чем это объяснить?
Каково состояние с денежными средствами?
Когда в последний раз вы детально анализировали показатели вашего бизнеса?
Каково соотношение между вашими накладными расходами и прямыми затратами?
Как скажется на прибыльности вашего бизнеса снижение накладных расходов на 10%, 25%, 40%?
Что произойдет, если объем реализации сократится на столько же?
Если бы не в состоянии ответить на эти вопросы, подумайте: может быть не вы руководите вашим предприятием, а наоборот?
Если вы относитесь к бухгалтерии как к чему-то второстепенному, то вполне возможно, что вы просто не в курсе, приносит ли ваш бизнес прибыль, или вы терпите убытки. Организация финансовой деятельности должна иметь такой же приоритет, как и виды деятельности, которые приносят доход. Если вы начали свое дело для того, чтобы получить прибыль, то у вас должна быть система оценки его эффективности. В противном случае, как вы узнаете, что вы на правильном пути?
Информация о финансовой деятельности предприятия проходит две стадии обработки: бухгалтерский учет и расшифровку показателей. Первая стадия предполагает наличие системы учета всех операций. Вторая позволяет представлять информацию в "удобоваримом" виде, что в некоторых случаях сводится к составлению отчетов. По мере развития предприятия обе стадии обработки постепенно усложняются, но принципиальное их назначение не меняется.
Правильное понимание финансовых вопросов особенно важно для развивающегося бизнеса. Плохая организация финансовой деятельности остается одной из основных причин краха малых предприятий, и поэтому очень важно, чтобы сам владелец контролировал приход и расход денежных средств и старался предвидеть потребность в них.
Если с помощью современной системы бухгалтерского учета предприниматель выявит признаки потенциальной угрозы его финансам и своевременно примет необходимые меры, то проблему можно решить гораздо проще. Кроме того, предприниматель обязательно столкнется с финансовыми потребностями преуспевающего предприятия, связанными с его развитием. Он будет нуждаться в дополнительном финансировании, и это нужно предвидеть. Теперь вам должно быть ясно, что предприниматели обязаны постоянно повышать свои знания, чтобы успевать за растущими потребностями своего бизнеса.
Кто должен вести учет
Желательно, чтобы на первых порах этим занимался сам предприниматель. На практике так и происходит, однако если открывшееся предприятие более крупное, имеет смысл сразу же поручить бухгалтерию другому человеку. При этом важно, чтобы первоначально сами руководители, хотя бы частично, взяли на себя эти обязанности, чтобы понять финансовый механизм своего предприятия и проникнуться принципами финансовой деятельности.
Впоследствии, по мере развития предприятия и с переходом на более сложные методики бухгалтерского учета руководитель будет более восприимчив к поступающей информации и более эффективно будет ее использовать, даже когда бухгалтерский учет будет уже выполняться другими.
Ваша система бухгалтерского учета должна быть простой для понимания и использования. Она должна быть доступна любому достаточно подготовленному сотруднику, чтобы он мог с ней работать, если вы слишком заняты или находитесь в отъезде. Кроме того, простая система учета способна выдавать нужную и оперативную информацию, а усложненные системы требуют больших затрат времени на получение важной информации.
Существует ряд методик бухгалтерского учета, но для малого бизнеса наиболее подходящей представляется система анализа кассовой книги. Основное внимание она уделяет организации управления движением наличных денежных средств, что является первоочередной задачей при открытии предприятия.
Это очень простая и эффективная система учета всех поступлений и выплат, которую можно легко приспособить к специфике любого предприятия. В простейшем виде кассовая книга регистрирует суммы поступлений и выплат, но при небольшой доработке эти записи могут дать вам дополнительную полезную информацию.
Если вы имеете счет в банке, то движение денег по счету должно учитываться аналогичным образом. В совокупности эта информация даст вам представление о состоянии дел на вашем предприятии.
Первичные документы и счета
При покупке чего-то необходимого для вашего предприятия, вы должны иметь какое-то подтверждение произведенных расходов, как правило, в форме первичных оправдательных документов. Эти документы следует складывать вместе для бухгалтерии, а затем, после соответствующей регистрации, хранить на случай ревизии. Поскольку такие документы (товарные чеки, квитанции и т.д.) могут быть самых разных размеров, то их удобнее приклеивать к листам бумаги и подшивать в папки по неделям или месяцам. Квитанции и другие документы, по которым вы еще не получили деньги из кассы, должны храниться отдельно.
На некоторых предприятиях требуется выдавать документы клиентам или покупателям, например, счета-фактуры. Они должны быть пронумерованы для учета в ваших книгах, а копии остаются на хранение.
На других предприятиях деньги поступают мелкими суммами за каждую сделку, и их детальный учет невозможен иначе, как в виде итоговой суммы поступлений за день.
Хранение первичных оправдательных документов для некоторых видов предпринимательства имеет большое значение в силу возросших полномочий налоговых органов. Такой детальный учет является подтверждением достоверности ваших отчетных данных. Независимой проверке счетов, т.е. ревизии, в большинстве западных стран подлежат бухгалтерские счета всех предпринимательских структур.
Комментариев нет:
Отправить комментарий