Бухгалтерия на новом предприятии

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Руководитель (собственник) создаваемого предприятия должен уделить особое внимание организации бухгалтерского учета. поскольку финансовая отчетность предприятия формируется на основании данных именно бухгалтерского учета. Если такая информация будет полной и достоверной, это позволит принимать верные управленческие решения.
Отметим, что статьей 3 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. N996-XIV (далее - Закон о бухучете) определено, что бухгалтерский учет является обязательным видом учета, который ведется предприятием. При этом финансовая, налоговая, статистическая и многие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухгалтерского учета.
На стадии организации бухгалтерского учета предприятие самостоятельно:
1) определяет учетную политику;
2) выбирает форму бухгалтерского учета как определенную cхему регистров учета, порядок и способ регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых основ, уста¬новленных Законом о бухучете, но с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных;
3) утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов. регистров аналитического учета и др.
Главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бvxгалтерского учета предприятия (далее - бухгалтер):
- обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единых методологических основ бухгалтерского учета, составление и предоставление в установленные сроки финансовой отчетности;
- организует контроль за отображением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
- участвует в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
- обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия др.
" Законом о бухучете впервые установлено , что ответственность за оргaнизацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель (собственник) предприятия ,он обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение и подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера в относительно соблюдения порядка ,оформления и предоставления к учету первичных документов.
Следовательно, организацией бухгалтерского учета на предприятии и должен заниматься не только главный бухгалтер, но и руководитель предприятия.

Остановимся на основных вопросах, связанных с такой организацией.
1. УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

При существовании старой системы бухгалтерского учета на предприятии неизменность принятой методологии бухгалтерского учета должна была быть обеспечена в течение года * .

в настоящее время статьей 4 3акона о бухучете установлены основные принципы бухгалтерского учета и финансовой отчетности. В соответствии с принципом последовательности необходимо, чтобы предприятием было обеспечено постоянное (из года в год) применение избранной учетной политики. Причем изменение учетной политики возможно только в случаях, предусмотpeнныx Национальными положениями (стандартами) бухгалтерского учета, и должно быть обосновано и раскрыто в финансовой отчетности.

Учетная политика представляет собой совокупность принципов методов и процедур используемых предприятием для составления и подачи финансовой отчетности.

Для того чтобы финансовая отчетность была понятной пользователям, она должна содержать данные об учетной политике предприятия и ее изменениях. Раскрывается учетная политика в примечаниях к финансовым отчетам.

Этот документ впервые предприятия** должны будут предоставить по итогам деятельности за 2000 год вместе с "Балансом", "отчетом о финансовых результатах", "Отчетом о движении денежных средств" и "отчетом о собственном капитале". Причем, как отмечено в письме Министерства финансов Украины "Относительно реформирования бухгалтерского учета" от09.03.2000 г. N~ 41-23/41, Минфин планирует для отражения примечаний к финансовой отчетности разработать унифицированную таблицу как приложение к годовому oтчету, и при формировании учетной политики предприятию следует исходить из того, что она должна быть неизменной.

Поскольку на основании данных бухгалтерского учета формиpyютcя показатели финансовой отчетности, а бухгалтерский учет ведется ежедневно с применением избранной учетной политики, предприятию необходимо начиная деятельность сформировать свою учетную политику, отразив ее в соответствующем приказе. Этот приказ должен быть утвержден руководством предприятия (собственником). Учетная политика применяется относительно событий и операций с момента их возникновения. Причем если в соответствии с прежней системой учета приказ об организaции бухгалтерского учета готовился предприятием каждый год, то приказ об учетной политике предприятие готовит один раз в начале своей деятельности. Хотя в определенных случаях в него могут вноситься дополнения и изменения.

Пунктом 23 П(С)БУ 1 "Общие требования к финансовой отчетности" определено, что предприятие должно освещать выбранную учетную политику путем описания:

- принципов оценки статей отчетности;

- методов учета относительно отдельных статей отчетности. В соответствии с п. 9 П( С)БУ б "Исправление ошибок и изменения В финансовых отчетax. учетная политика может изменяться, только если:

а) изменяются уставные требования:

б) изменяются требования органа который утверждает положения (стандарты) бухгалтерского учета:

в) изменения обеспечат достоверное отражение событий или операций в финансовой отчетности предприятия.

При этом не считается изменением учетной политики ее установление для событий или операций, которые отличаются по содержанию от предыдущих событий или операций, а также - от не происходивших ранее.

Влияние изменения учетной политики на события и операции прошлых периодов отражается в отчетности путем:

- корректировки сальдо нераспределенной прибыли на начало отчетного года;

- повторного предоставления сравнительной информации относительно предыдущих отчетных периодов.

Изменение учетной политики должно быть обосновано и раскрыто в финансовой отчетности.

В случае изменения учетной политики предприятию следует раскрывать:

- причины и (учесть изменения;

- сумму корректировки нераспределенной прибыли на начало отчетного года или обоснование невозможности ее достоверного определения;

- факт повторного предоставления сравнительной информации в финансовых отчетах или нецелесообразность ее перерасчета.

Если сумму корректировки нераспределенной прибыли на начало отчетного года невозможно определить достоверно, то учетная политика распространяется только на события и операции, которые происходят после даты изменения учетной политики.

Таким образом, при формировании учетной политики в приказе об ее утверждении предприятию необходимо отразить принципы и методы учета, которые оно имеет право выбирать в соответcтвии с Законом о бухучете и П ( С) БУ и которые по предположению предприятия могут оставаться неизменными на протяжении всей его деятельности.

Итак, приказ об учетной политике должен предусматривать

следующие разделы:

1. Длительность операционного цикла

Операционный цикл - это промежуток времени между приобретением запасов для осуществления деятельности и получением средств от реализации произведенной из них продукции или товаров, услуг.

Длительность операционного цикла влияет на распределение активов и обязательств между статьями баланса. А именно на то:

1) являются ли активы оборотными. Оборотные активы - это такие, которые предназначены для реализации или потребления в течение операционного цикла или в течение 12 месяцев с даты баланса (кроме денежных средств и их эквивалентов, которые не ограничены в использовании);

2) являются обязательства долгосрочными или текущими (принадлежность обязательств к текущим определяется сроком их погашения, который не должен превышать операционного циклa или 12 месяцев с даты баланса).

Следовательно, если длительность операционного цикла превышает 1З месяцев, то в этом случае к оборотным можно относить активы, срок использования которых не превышает операционного цикла, даже если этот срок сocтавляет 12 или 13 месяцев.

2. Порядок отнесения необоротных материальных активов к малоценным необоротным материальным активам и основным средствам. Методы начисления амортизации основных средств

Пунктом 5 П(С)БУ 7 .

Основные средства" установлено, что основные средства классифицируются по двум основным группам:

а) основные средства;

б) другие необоротные материальные активы.

В состав последней группы включены малоценные необоротные материальные активы. Причем указанным пунктом П(С)БУ7 определено, что предприятие самостоятельно устанавливает стоимостные признаки предметов, включаемых в состав малоценных необоротных материальных активов.

Поэтому приказом об учетной политике следует предусмотpeть предельную стоимость необоротных материальных активов, исходя из которой можно будет определять, в какую группу их включить и в какой статье баланса отразить: в составе основных фондов или в составе малоценных необоротных материальных активов.

Что касается выбора методов амортизации необоротных активoв то его можно отнести как к установлению учетной политики (поскольку при разных методах различными будут и показатели соответствующих статей "Баланса"), так и к установлению учетной оценки, поскольку выбор того или иного метода амортизации фактически определяет, в каком порядке будут распределяться расходы между соответствующими 01'Jетными периодами. Причем подчеркиваем, что метод амортизации основных средств может пересматриваться в случае изменения ожидаемого способа получения экономических выгод от его использования (П.28 П(С)БУ 7).

В издании, подготовленном ФПБАУ, - "Фiнансова звiтнiсть

. за нацiональними положеннями (стандартами) бухгалтерського облiку", которое, кстати, рекомендовано Государственной комиссией по ценным бумагам и фондовому рынку к применению открытыми акционерными обществами при подготовке финансовых отчетов за 1999 год, отмечается, что отражать выбор (изменение) методов амортизации следует в учетной политике предприятия. Такой подход предусмотрен и Международным стандартом бухгалтерского учета 1 "Раскрытие политики бухгалтерского учета". А статьей1 Закона о бухучете установлено, что национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета - это нормативно-правовой акт, утвержденный Министерством финансов Украи¬ны, определяющий принципы и метолы веления бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности. Которые не противоречат международным стандартам.

В то же время пунктом 14 П(С)БУ 6 определено, что если невозможно отличить изменение учетной политики от изменения учетных оценок, то это рассматривается как изменение учетных оценок. Однако, по мнению редакции, выбор методов амортизации необоротных активов все- таки следует рассматривать как установление учетной политики предприятия. Говоря об изменениях метода амортизации при изменении направления использования основных средств, необходимо отметить, что это вовсе не изменение учетной политики, так как не считается изменением учетной политики ее установление для событий и операций, которые отличаются по содержанию от ранее проведенных.

Отметим также, что поскольку П(С)БУ 7 четко оговорен порядок определения первоначальной стоимости основных средств, отражения их ремонтов, модернизации, модификации и т.n., то, по нашему мнению, в приказе об учетной политике отражать эти

8. Перечень и состав статей калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).

База распределения постоянных общепроизводственных расходов

В соответствии с пунктом 11 П(С)БУ 16 .Расходы. в производственную себестоимость продукции (работ, услуг) включаются: - прямые материальные расходы;

- прямые расходы на оплату труда;

- прочие прямые расходы;

- общепроизводственные расходы.

При этом перечень и состав калькулирования производственной себестоимости продукции (работ, услуг) устанавливаются предприятием самостоятельно.

Предприятию следует установить перечень и состав постоянных и переменных общепроизводственных расходов.

Переменные общeпроизводственные расходы распределяются на каждый объект расходов с использованием выбранной базы распpeдeлeния исходя из фактической мощности отчетного периода.

Постоянные общепроизводственные расходы распределяют¬cя на каждый объект расходов с учетом выбранной базы распределения и нормальной мощности.

Нераспределенные постоянные общепроизводственные расходы включаются в состав себестоимости реализованной продукции (работ, услуг).

Следовательно, для определения себестоимости реализованной и запасов готовой продукции необходимо установить параметры, которые влияют на ее расчет.

Это, в частности, перечень и состав расходов для каждого вида выпускаемой предприятием продукции, а также нормальная мощность.

Вышеприведенный порядок не распространяется на предприятия торговли. .

Ниже приведен при мерный вариант приказа об учетной политике некоторого торгового предприятия.

ПРИКАЗ N!

Об учетной политике предприятия

С целью соблюдения норм и принципов, определенных Зако¬ном Украины.О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине. от 16.07.99 г. N! 996-XIV, приказываю установить на предприятии следующую учетную политику:

1. При ведении бухгалтерского учета и формировании финансовой отчетности руководствоваться положениями и нормами, установленными действующими Положениями (стандартами) бухгалтерского учета и Законом Украины .0 бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине..

2. В целях классификации активов и обязательств установить длительности операционного цикла (на основе, сложившейся на предприятии), равной 1 календарному месяцу.

З. Материальные активы сроком использования более одного года и стоимостью менее 500 грн. относить К малоценным необоротным материальным активам.

4. Для признания основных средств, прочих необоротных материальных и нематериальных активов, определения срока их полезного использования и ликвидационной стоимости создать комиссию в соответствии с распоряжением директора предпри¬ятия согласно приложению 1.

5. Установить следующие методы амортизации основных фондов: - зданий - прямолинейного списания;

- автомобилей - уменьшения остаточной стоимости;

- офисного оборудования - прямолинейного списания;

- компьютеров - прямолинейного списания.

б. Установить следующие методы амортизации нематериальных активов:

- программного обеспечения - прямолинейного списания. 7. Переоценку программного обеспечения до справедливой стоимости не производить.

8. Установить методы оценки запасов:

- при продаже в розницу - по ценам продажи;

- при продаже единичных крупногабаритных запасов - иденти¬фицированной себестоимости соответствующей единицы запасов.

9. Величину резерва сомнительных долгов устанавливать исходя из платежеспособности отдельных дебиторов.

10. Резервирование средств для обеспечения будущих расходов и платежей не производить.

Теперь рассмотрим условный числовой пример отражения в

бухгалтерском учете изменений в учетной политике предприятия.

ПРИМЕР

В 2000 году в приказе об учетной политике было отражено,что резервирование средств для обеспечения будущих расходов и платежей предприятием не производится. Но в процессе деятельности предприятия выяснилось, что В летний отпускной пе¬риод (когда начислялись отпускные и большинство сотрудников отдыхало) выпуск готовой продукции сократился, а ее себестоимость возросла. Другими словами, продукция, произведенная в летние месяцы, стоила значительно дороже, чем выпущенная в других месяцах. Очевидно, если внести соответствующие изменения в учетную политику, они позволят более достоверно отражать себестоимость произведенной готовой продукции. Поэтому было принято решение о создании резерва в 2001 году, обеспечивающего оплату отпусков, и внесены соответствующие изменения в учетную политику предприятия.

Как в бухгалтерском учете предприятия отразится такое изменение учетной политики?

Для этого расчетным путем определяется ежемесячный размер отчислений на оплату отпусков. Допустим, он равен 10000 грн. Также подсчитываем в резерв неиспользованных отпусков за

2000 год. К примеру, он составил 60000 грн.

В бухгалтерском учете предприятия в январе 2001 г. будут сделаны следующие записи:

Начислен резерв отпусков за 2000 год:

Дт 44 .Нераспределенная прибыль. Кт 471 .Обеспечение оплаты отпусков. - 60000 грн.;

Начислен резерв отпусков за январь 2001 года (записи в бухгалтерском учете отражаются ежемесячно):

Дт 901 .Себестоимость готовой продукции Кт 471 .Обес печение оплаты отпусков. - 10000 грн.

или С использованием счетов класса 8:

Дт 814 .Оплата отпусков. Кт 471 .Обеспечение оплаты отпусков. -10000 ГРН.;

ДТ 901... .Себестоимость готовой продукции. Кт 814 .Оплат.

отпусков. -10000 грн.

11. УЧЕТНАЯ ОЦЕНКА

Следует различать изменения учетной политики и учетной оценки.

Учетная oцeнкa - это предварительная oцeнкa, которая используется предприятием с целью распределения расходов и доходов между соответствуюшими отчетными периодами. Она может пере сматриваться, если изменяются обстоятельства, на которых базировалась эта оценка, или получена дополнительная информация,результаты изменения в учетных оценках следует включать ту же статью отчета о финансовых результатах, которая ране применялась для отражения доходов или расходов, связанных объектом такой оценки, эти результаты включаются в отчет о финансовых результата в том периоде. в котором произошло изменение. а также и в последующих периодах (если изменение влияет на эти периоды).

Если невозможно различить изменение учетной политики и изменение учетных оценок, то это рассматривается и отражается как изменение учетных оценок. По нашему мнению, главным отличаем учетной политики от учетной оценки все-таки является. что учетная оценка может меняться достаточно часто (при изменении каких - либо обстоятельств и т.n).

Предприятие, так же как формирует учетную политику, должнo определиться и с применяемыми учетными оценками. К примеру, в случае приобретения основных фондов или нематериальныx активов устанавливается срок их полезного использования, но в дальнейшем в процессе эксплуатации он может быть пересмотрен. Это следует провести распоряжением руководителям предприятия и отразить в бухгалтерском учете и инвентарной карточке учета основных средств формы N!! 03-б.

Еще раз обращаем внимание, что при изменении учетной оценки необходимо будет произвести перерасчет доходов и расходов на дату такого изменения и отразить их в Отчете о финансовых результатах.

 ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 

Как указывалось выше, предприятие самостоятельно выбирает формy бухгалтерского учета. Ведение бухгалтерского учета может осуществляться с использованием компьютерной техники или иным способом. То есть предприятие устанавливает определенную систему регистров учета. Так же определяется порядок и спо¬собы регистрации и обобщения информации в этих регистрах.

Программой реформирования системы бухгалтерского учета с пpименением международных стандартов, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 28.10.98 г. JI! 1706, предусмотрена разработка регистров бухгалтерского учета для предприятий с учетом внедрения положений (аандар¬1108) и Плана счетов бухгалтерского учета к декабрю 2000 года.

Сегодня предприятиям (ввиду отсутствия таких регистров) остaeтся применять существующие регистры (форма и порядок заполнения которых приведены в письмах Министерства финан¬(D8 СССР "Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства" от08.03.БО N!! 63 и "Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетов для небольших предприятий и хозяйственных оргa-ций" от Об.Об.бО г. N!! 17б), несколько изменив их и приспособив к особенностям новой системы учета. А еще лучше самостоятельно разработать для себя наиболее приемлемые формы, приcnособив их и к новой системе учета и к особенностям операции, проводимых предприятием.

 ПЛАН СЧЕТОВ

Вновь создаваемое предприятие должно начинать свою работу с применением уже нового Плана счетов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета и инструкции о его применении" от 30.11.99 г. N!! 291 (далее - приказ N~ 290. План счетов бухгалтеру следует утвердить у руководства вместе с приказом об учетной политике. Утверждая План счетов, главный бухгалтер должен определиться, будут ли на предприятии использоваться для учета доходов и расходов счета:

- 8 и 9 классов одновременно;

- только 9 класса; .

- только 8 класса (счета этого класса могут при менять лишь малые и неприбыльные предприятия и организации).

Причем Планом счетов предусмотрены двузначные и трехзначные коды счетов, Третья цифра счета определяет номер субсчета(счета второго порядка). Использование субсчета не является обязательным, то есть если у предприятия возникает необходимость в применении соответствующих су6счетов (для формирования финансовых отчетов, получения дополнительной аналитической информации) , то оно их использует, а если нет, то предприятие может при менять и двузначные коды счетов.

Например, если предприятие осуществляет только операции в национальной валюте, а внешнеэкономической деятельностью не занимается, то для учета расчетов с поставщиками достаточно будет использовать только счет 63 "расчеты с поставщиками и подрядчиками", а не субсчет 631 "Расчеты с отечественными поставщиками".

В соответствии с приказом N!! 291 предприятие исходя из потребностей управления, контроля, анализа и учета может вводить самостоятельно новые су6счета (счета второго, третьего порядка), но с обязательным сохранением кодов (номеров) субсчетов, установленных этим приказом. Большинству предприятий (учитывая большое разнообразие уплачиваемых налогов) придется предусмотреть и дополнительные субсчета (счета третьего, а может быть, и четвертого порядка) к субсчету 641 "Расчеты по налогам" счета 64 "расчеты по налогам и платежам", Это могут быть, например, 6411 "расчеты пo налогу на добавленную стоимость", 6412 "Расчеты по налогу на прибыль", 6413 "расчеты по подоходному налогу" и Т.д.

Также в данной ситуации необходимо помнить, что предприятию придется еще заполнять примечания к финансовой отчетнocти' Отчет о движении денежных средств при составлении которых понадобится детализация отдельных операций. Поэтому необходимо заранее предусмотреть дополнительные субсчета, которые позволят получить необходимую информацию для формирования финансовой отчетности. Так, в примечаниях к финансовой отчетности в соответствии с П(С)БУ 15 "Доход" следует раскрывать информацию о суммах дохода по бартерным контрактам и, естественно, удобно указанную информацию отражать на отдельных субсчетах для того, чтобы по этим данным без излишних трудностей сформировать отчетныe показатели, К примеру, для отражения дохода от продажи готовой продукции за денежные средства можно предусмотреть субсчет 7011 "Доход от реализации готовой продукции за денежные средства", а в рамках бартера - 7012 "Доход от реализации готовой продук¬ции по бартеру" и т.п.

План счетов прилагается к приказу об учетной политике и утверждается руководителем предприятия.

Предприниматель должен хорошо разбираться в бухгалтерском деле еще и потому, что налоговая инспекция также требует соблюдения нормативов оформления бухгалтерских книг.

Элементарный учет по кассовой книге на малом предприятии

Деньги поступают и выплачиваются двумя способами: в виде банкнот (наличными) или через счет в банке. Первый вариант наиболее распространен на малых предприятиях. Некоторые из них даже обходятся без банковского счета и рассчитываются только наличными. Другие организации используют как наличный, так и безналичный расчет для оформления поступлений и выплат. Системы учета на малом предприятии должны быть достаточно гибкими и позволять работу с обоими вариантами.

Управление движением денежных средств на малом предприятии

Бухгалтерский учет должен содержать данные по всем поступлениям и расходам, чтобы обеспечить достоверность финансовой отчетности. Необходим отдельный сейф или бумажник исключительно для денег вашей фирмы. Это будет некоторой гарантией против злоупотреблений. Даже в самой малой структуре малого бизнеса ваши личные финансовые дела должны вестись отдельно. Если вы смешаете ваши личные деньги с финансами вашего предприятия, трудно будет правильно оценить результаты его деятельности. На какой-то стадии развития вашего предприятия финансовые органы потребуют разделения средств.

Помимо сейфа или бумажника следует также иметь специальную , тетрадь для учета всех поступлений и выплат. В конце рабочего дня остаток наличных денег в сейфе должен совпадать с записями в тетради. В случае каких-то расхождений, причину нужно выяснить незамедлительно. Ваши первичные документы (квитанции, счета и др.), вероятно, помогут вам в этом.

Кассовая книга

Эту книгу можно сделать из простого гросс-буха, папки-скоросшивателя или купить специальную книгу со всеми необходимыми графами. В книге регистрируется движение наличных денег, т.е. приход и расход, а в специальной графе это движение расшифровывается. Поэтому каждая сумма записывается дважды: сначала в итоговой графе и вторично в соответствующей расшифровке. При этом, резервная сумма не вносится в расшифровку, так как она постоянно находится в сейфе, но она записывается в итоговую графу, поскольку она должна быть учтена.

Финансовый учет и счет в банке

По мере развития бизнеса вы можете решить, подобно нашему плотнику, открыть счет в банке. На этот счет вы можете положить свободные деньги и брать их оттуда, если это потребуется для дела. Наш плотник решил забирать почти всю прибыль, но при этом постепенно пополнять счет, что оказалось весьма кстати, когда он решил прикупить инструмент по безналичному расчету.

Предприятия также ведут расчеты между собой по перечислению через банк, либо потому что велики суммы, либо в силу географической удаленности друг от друга.

Любые поступления на счет и перечисления с него должны регистрироваться в банковской книге. С точки зрения бухгалтерского учета банковская книга - это та же кассовая книга, ибо денежные средства на счете в банке и наличные в кассе есть одно и то же - деньги.

Записи в банковскую книгу нужно постоянно обновлять и сверять с выписками из банка. Банки не застрахованы от ошибок, поэтому вы должны внимательно их проверять.

Анализ кассовой книги и банковской книги и расчет прибыли вашего предприятия

По приведенным выше книгам вы теперь сможете сопоставить ваш доход и расходы и составить отчет о прибылях и убытках. Здесь, однако, следует помнить о разнице между поступлениями денежных средств и прибылью. Может показаться, что значительные суммы на счете в какой-то момент времени и есть ваша прибыль. Однако взглянув на отчет о прибылях и убытках, вы увидите, что поступления записаны в верхней его части, а прибыль - в нижней. Ясно, что эти суммы вовсе не одинаковы.

И в банковской книге, и в кассовой книге приводятся суммы поступлений и выплат. Как уже упоминалось, в этих книгах также показываются суммы, которые не относятся ни к приходной, ни к расходной частям; например, вклад уже зачтенной суммы поступлений в кассовой книге на счет в банке.

При составлении отчета о прибылях и убытках важно различать приход, расход и другие формы движения денежных средств. После того, как вы разделили приход и расход на категории, вам нужно представить их в своем отчете.

Рассмотрим отчет о прибылях и убытках плотника за октябрь:

Выручка от реализации: $

Поступления наличными 760.00

Поступления в банк 30.00

Процент 2.00

Итого поступлений 792.00

Прямые затраты: $

Стоимость материалов 298.80

Оплата труда 60.00

Зарплата плотника 273.98

Затраты на рекламу 45.70

Бензин для машины 31.52

Итого прямых затрат 710.00

Валовая прибыль 82.00

Накладные расходы:

Услуги банка 25.00

Стоимость инструмента 50.00

Итого накладных расходов 75.00

ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ ЗА ОКТЯБРЬ 7.00

По отчету плотника за октябрь получается прибыль в размере $7. Это может показаться мало, но не забывайте: ведь он свою зарплату уже получил сполна. И если бы не плата банку за обслуживание и не закупка инструмента, то прибыль была бы больше.

В главе 4, где речь шла о вашей идее, дана полная детализация структуры прибылей и убытков. Следует только помнить о разнице между прямыми затратами и накладными расходами, что позволяет оценить истинную рентабельность вашего предприятия. И если плотник редко покупает новый инструмент и выплачивает банку за услуги, то в перспективе его прибыльность будет выше, чем тот показатель, который фигурирует в отчете. Подготовленный отчет можно теперь сопоставить со сметой в бизнес-плане. Это позволит определить, каковы ваши шансы выполнить плановые показатели. Есть смысл составить таблицу и сравнить фактические прибыли и убытки с намеченными на месяц данными. Если есть расхождения, вам следует установить их причину, ибо тогда вам будет более понятно, что дает прибыль.

Не забудьте проанализировать движение денежных средств

Не менее важно внимательно изучить доходную и расходную части бизнеса. Одним из важнейших условий успеха в бизнесе является способность предпринимателя управлять денежными потоками. Если правильно прогнозировать потребности в деньгах, можно обеспечить быстрое и устойчивое развитие вашего предприятия. В период становления любого дела это качество совершенно необходимо.

Не спланировав затраты, вы можете оказаться в незавидном положении, когда ваше дело будет прибыльным, но вы будете не в состоянии продолжать работу, так как у вас кончились деньги. Это характерно для развивающихся предпринимательских структур, которые чаще всего вкладывают все деньги в товарные запасы и в не реализационную деятельность, и потому не могут оплатить счета, так как в нужный момент не имеют достаточных средств. В малом бизнесе такие проблемы возникают довольно часто, но их можно предупредить, если элементарно планировать затраты.

Бухгалтерский учет по мере развития бизнеса

Пример организации работы плотника может быть использован и другими предпринимательскими структурами, в которых работает лишь несколько человек. Однако по мере расширения деятельности вашей фирмы одной записной книжки для учета будет недостаточно. Потребуется ежедневно регистрировать все поступления и выплаты в кассовой книге, равно как и подбивать итоги и сводить счета.

Следует, кроме того, ввести в практику обязательное указание номера документов (счета, квитанции, платежного поручения или требования) против всех сумм выплат и поступлений как в кассовой книге, так и в банковской книге.

Совершенствование системы бухгалтерского учета

По мере развития вашего предприятия появляются возможности для более сложных финансовых операций, в том числе предоставления займов хорошо знакомым клиентам.

На Западе широко распространена система передачи товаров и предоставления услуг другим фирмам с оплатой, как правило, через 30 дней, но в отдельных случаях и больше. Это имеет свои преимущества и недостатки сточки зрения эффективности движения денежных средств и в зависимости от того, являетесь ли вы получателем кредита или кредитором. Отсрочка таких платежей способствует повышению продуктивности денежного оборота получателя кредита, так как дает дополнительное время для получения поступлений, которые могут быть использованы для оплаты этих товаров или услуг.

Вам потребуется, однако, завести еще две бухгалтерские книги: книгу учета реализации и книгу учета закупок. В них регистрируются операции по реализации и закупкам и ведется учет долгов, как своих, так и чужих (дебеторская и кредиторская задолженности).

С развитием вашего дела вы будете вынуждены использовать более сложные методы бухгалтерского учета и анализа. Но основные принципы остаются теми же, и если вы их освоите, то планирование вашей финансовой деятельности будет не таким уж тяжким бременем.

Постоянное усложнение бухгалтерского учета развивающегося предприятия - это как раз тот фактор, который обуславливает необходимость непосредственного участия директора в работе с бухгалтерскими документами на этапе становления бизнеса. Таким образом он осваивает вопросы финансовой политики своего предприятия. Мы уже показывали, что недостаточное понимание довольно сложных финансовых аспектов бизнеса будет означать, что вы не владеете ситуацией на вашем предприятии.

Мы описали ряд элементарных методов управления финансовой деятельностью на малом предприятии. Мы рекомендуем более детально изучить проблему финансов, поскольку их фундаментальное значение для успеха вашего бизнеса неоспоримо. Неправильная организация финансовой деятельности чаще всего ведет к краху, поэтому вам нужно самому стать экспертом в области бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Не следуйте примеру многих предпринимателей, которые считают, что они слишком заняты, чтобы самим вести учет и потому не знают о состоянии своего дела. В конечном итоге они пополняют ряды банкротов.

Помните: даже если ваша идея отличная, и результаты ваших исследований свидетельствуют о ее рентабельности, в конце концов успех вашего бизнеса определит организация оборота денежных средств.

Теперь, располагая необходимыми знаниями основ бухгалтерского учета, можно заняться поисками информации по налогообложению и отчислениям в различные социальные фонды. Услуги профессиональных консультантов, несомненно, помогут решить эти задачи, но каждый предприниматель, независимо от размеров его предприятия, должен детально разбираться в финансовой деятельности